01.基礎知識・マナー
手紙の書き方について
手紙の書き方大辞典をご利用いただきありがとうございます。
手紙には、用途に応じたさまざまな書き方があります。
現代では、パソコンで作成された文章や
電子メールを利用するケースも増えていますが、
手書きの手紙は、丁寧に書くことでより感情表現が豊かになり、
心のこもった印象を与えることができます。
しかし、きちんと書こうとするあまり、硬い印象ばかりが目立ち
伝えたい気持ちを最大限に書き出すことができなければ意味がありません。
手紙を書くときのポイントをしっかり抑え、
用件や相手との関係に適した手紙になるよう心がけましょう。
相手との親密度
親兄弟、友人、知人、上司、など、相手との関係や用件によって、
形式にこだわり過ぎることがかえって失礼になることもあります。
送る相手によって、心に響く手紙になるよう使い分けましょう。
文のまとまり
手紙はできるだけ簡潔にし、相手への押し付けや、まとまりのない文章など
相手を不快にさせる表現にならないよう気をつけましょう。
誤字・脱字
自信のない漢字やことわざを用いる場合は、必ず辞書などで調べ、
相手に不快感を与えないようにしましょう。
敬語の使い方
二重敬語や誤った表現のないよう、正しい敬語を使いましょう。
手紙文の構成と改行
時候の挨拶や頭語、結語の使い方、改行位置、など
基本構成に沿ってシンプルで見やすい手紙を書きましょう。
改行位置については、通常の段落の取り方だけでなく、
・相手方を指す名詞が行末にきていないか。
・自分や自分の身内を指す名詞が行頭にきていないか。
・１つの単語が行をまたいで書かれていないか。
についても大切なポイントです。
上記の他、手紙の折り方や忌み言葉、
手紙を書く時期や便箋・封筒の選び方など、
改まった手紙を書く上で注意すべき点は沢山あります。
当サイトでは、
ビジネスや日常生活における正しい手紙の書き方マナーと、
月別・季節別・行事別の用途に応じた手紙の書き方文例・例文を
ご紹介していますので、お役立ていただければ幸いです。
手紙とハガキの使い分け
手紙の書き方を知る中で、
封書とハガキの使い分けを知ることも大切なマナーです。
基本的に、ハガキは身内や友人同士など、親しい仲でやりとりするもので、他人に見られても構わない内容や簡単な用件のみを伝える場合に適しています。
葉書は端書とも書くように、紙片に書きつける覚書のようなものなので、
あくまでも略式として使用しましょう。
目上の人に書く場合や、正式な手紙、非公開の手紙などは、
封書を用いるのが礼儀です。
下記は、封書の方が望ましいものとハガキで構わないものの例です。
あくまでも目安ですので、例えば封書で書くことが望ましいとされる祝い、
お礼、依頼などの用件でも、直接会う前にとり急ぎ送る場合や
親しい相手に送るなど、ハガキでも良い場合があります。
送る相手や内容により、状況に応じて正しく使い分けることが大切です。
■封書（封筒）の方が望ましい手紙
・目上の人へ送る場合
・結婚、出産、賀寿などの祝い
・お見舞い、頼み事のお礼
・病気、事故、災害などのお見舞い
・頼み事、催促、承諾、断り、おわび、相談、激励、縁談・結婚、お悔やみ、弔事
■ハガキでも構わないもの
・身内、友人、親しい人へ送る場合
・新築、節句、結婚記念日などの一般的な祝い事
・お祝い、贈答などのお礼
・年賀状、暑中見舞い、寒中見舞いなど季節の挨拶状
・お中元・お歳暮の送り状・お礼
・転居、結婚、出産、退職、異動などの通知・近況報告
・招待状、案内状、
・喪中欠礼、死亡通知
手紙を書く時期
お礼状、挨拶状、お祝い、お見舞い、など、
全ての手紙において、出す時期を逃さないことが礼儀です。
例えば、
お祝いの手紙は相手に一番喜んでもらえる時期に、
お礼状は感謝の気持ちが一番伝わる時期に送ります。
つまり、できるだけ早い時期に送るのが良いでしょう。
しかし、例え旬の時期を過ぎたからといって
出すことが失礼になるとは言えません。
時期を過ぎた場合は、遅れたことのお詫びの言葉を添えるなどして、
必ず出すようにしましょう。
また、お見舞いなどの手紙を書く場合は、
相手が落ち着いた頃を見計らって出すようにします。
早めに送り、大変な時期に気遣いをさせないよう、
また、不幸を予期していたかのような印象を与えないよう
配慮することが大切です。
忌み言葉に注意しよう
忌み言葉とは、不吉な状況を連想させる言葉で、
忌みつつしんで使わないことがマナーです。
結婚式などのめでたい席に限らず、
手紙を書く上でもタブーとされる忌み言葉。
相手を不快にさせる表現でせっかくの手紙が台無しにならぬよう、
手紙文の内容に応じた忌み言葉に注意しましょう。
主な忌み言葉
■結婚祝い
別れる、分かれる、離れる、壊れる、割れる、切れる、飽きる、冷める、終わる、去る、帰る、戻る、繰り返す、滅びる、苦しむ、短い、悲しい、薄い、もう１度、再び、焦る、重ねる、度々、くれぐれも、途絶える、逃げる
（再婚の場合）
二度と、再出発、今度こそ
■出産祝い
流れる、失う、破れる、消える、死ぬ、苦しむ、落ちる、滅びる、早い、短い、落ちる、四（＝死）、九（＝苦）
■長寿の祝い
苦しむ、病む、倒れる、果てる、終わる、失う、衰える、
死ぬ、四（＝死）、九（＝苦）、折れる、老いる、寝つく、
途切れる、ボケる、痛む、弱る、散る、萎える
■新築・開店・開業祝い
倒れる、つぶれる、傾く、閉まる、倒れる、負ける、落ちる、朽ちる、失う、錆びる、詰まる、火
■退院、全快祝い
死ぬ、苦しむ、寝る、悪い、長い、滅びる、弱る、折れる、繰り返す、再び、度々、落ちる、尽きる、枯れる、四（＝死）、九（＝苦）
■入学、就職祝い
変わる、崩れる、終わる、破れる、負ける、落ちる
■お見舞い
弱る、枯れる、衰える、重なる、続く、終わる、消える、落ちる、苦しむ、折れる、再び、度々、またまた、追って、四（＝死）、九（＝苦）
■お悔やみ
重ねる、去る、死ぬ、近々、滅びる、追う、再び
敬語の使い方
敬語は、尊敬語・謙譲語・丁寧語から成り、
正式な手紙を書く上で必要不可欠なものです。
敬語を使わないだけでなく、
丁寧に書こうとするあまり必要以上に使いすぎてしまうこと（二重敬語）も、
相手に不快感を与える場合があります。
＜二重敬語の例＞
「お聞きになられましたか？」
「お」と「れる」「られる」の二重敬語です。
正） お聞きになりましたか？
聞かれましたか？
相手に失礼のないよう、また、自らの恥をさらさぬよう、
正しい敬語で手紙を書きましょう。
・敬語（名詞）の基本一覧
・敬語（動詞）の基本一覧
便箋・封筒の選び方
便箋や封筒にもさまざまな種類があり、用途に応じて使い分けます。
便箋の選び方
改まった手紙を書く場合、便箋の色は白無地を用い、
カラーや模様の入った便箋は、親しい相手に宛てる場合に使用します。
便箋には、罫線のないもの、縦罫線のもの、横罫線のものがありますが、
罫線のないものは、改まった手紙や弔事・慶事の手紙など、
全ての用途に使用できます。
縦罫線の便箋においても、罫線のない便箋同様、
全ての用途に使用できます。
横罫線のものは基本的にはカジュアルな手紙として、
親しい相手に宛てる場合にのみ用いるのがマナーです。
最近は、若者の間やビジネス文書で
横書きの手紙を利用するケースが増えてきましたが、
目上の人に宛てる場合や、改まった内容の手紙を送る場合は
縦書きの便箋を使用するようにしましょう。
封筒の選び方
封筒に関しても、改まった手紙を書く場合は
カラーのものや模様の入ったものは避け、白無地を使用します。
茶封筒も、改まった手紙には通常使用しません。
大きめのものを同封したり、事務的な文書を送る場合にのみ使用し、
基本的には使わない方がよいでしょう。
また、和封筒には一重の封筒と二重の封筒とがあります。
通常は二重の封筒を使いますが、弔事の手紙においては
「不幸が重ならないように」と、一重の封筒を使うのがマナーです。
洋封筒は主に、挨拶状、招待状、案内状を送る場合に使われます。
和封筒と異なり、開封口が長い方の辺になっているため、
写真やカードを同封する場合にも便利です。
弔事の手紙の場合、通常の手紙と封じ目を逆にすることから、
郵便番号の枠がないものを選ぶと良いでしょう。
切手の貼り方と選び方
手紙の書き方だけでなく、切手の貼り方と選び方にもマナーがあります。
切手の貼り方
■縦長の封筒の場合
縦長の封筒では、切手は左上に貼るのが基本です。
２枚以上の切手を貼る場合は、
縦に並べ重ならないように貼り付けます。
■横長の封筒の場合
主に、洋封筒を横書きにするなど、封筒を横長に使用する場合、
切手は右上に貼るのがマナーです。
これは、郵便物の消印を機械で処理する際、
封筒を縦に置いた状態で、消印を左上に押すことから、
横長の封筒を縦に置いた時、切手が左上になるようにするためです。
２枚以上の切手を貼る場合は、
横に並べ重ならないように貼り付けます。
切手の選び方
正式な手紙を書く時は、キャラクターものやポップなデザインは使用せず、
風景など季節感のあるものを使用するのが良いでしょう。
弔事の手紙を書く場合は、派手な絵柄は避けるのが無難です。
また、あり合わせのものを貼り付けたといった印象にならないよう、
できるだけ少ない枚数でおさまるようにしましょう。
投函前のチェックポイント
改まった手紙を出す場合は特に、相手に失礼のないよう必ず下記の点に
注意して、手紙文・封筒共に見直しましょう。
１．誤字・脱字
１点の誤字・脱字があるだけで、どんなにすばらしい文章を書いても、出す側の恥をさらすだけでなく、手紙の質は下がり、それによって相手に不快感与える場合もあります。
誤字・脱字が見つかった場合は、修正液などは使用せず、
必ず新しい便箋に書き直すようにしましょう。
２．敬語の使い方
正式な手紙を書く上で必要不可欠な敬語。
敬語を使うべき箇所で使っていない、二重敬語になっている、など、相手に失礼のないよう正しく敬語が使われているかどうかをチェックします。
また、相手を不快にさせる表現や、忌み言葉の使用についても必ず見直しましょう。
３．手紙文の構成と改行
・適切な位置で改行されているか。
・全文、主文等、手紙の構成に誤りがないか。
・相手方を指す名詞が行の下にきていないか。
・自分や自分の身内を指す名詞が行の上にきていないか。
・１つの単語が行をまたいで書かれていないか。
など、手紙文の構成と改行位置のチェックをしましょう。
４．内容について
相手への押し付けや、まとまりのないダラダラとした文章など、相手を不快にさせる表現がないかどうか、伝えたい事柄を簡潔に書けているかを見直します。
催促や苦情などの手紙においても、感情をむき出しにせず、
相手を思いやる冷静な書き方を心がけましょう。
５．署名・宛名
便箋だけでなく、封筒の宛名や記入位置なども見直し、
切手の貼り方・貼り忘れについてもきちんと確認しましょう。
